途中からプロジェクトに参加した
あるプロジェクトに、途中から参加することになった。
すでに何度も会議が行われていて、過去の議事録がいくつも残っていた。まずはこれを読んでキャッチアップしよう。そう思った。
誰が誰かわからない
議事録を読み始めて、すぐに困った。
登場人物が多い。部署も違えば、役職も違う。誰が何の立場で発言しているのかがわからない。
しかも、会ったこともない人たちだ。名前を見ても顔が浮かばない。「田中さんが〇〇と言った」と書いてあっても、その田中さんがどんな立場の人なのかがわからない。
読み進めるほど混乱した。
自力で読もうとした
最初は自力で読もうとした。
メモを取りながら、登場人物を整理していく。でも、分量が多くて追いつかない。途中で誰が誰だかわからなくなる。
時間ばかりかかって、全体像が見えてこなかった。このままでは間に合わない。そう思った。
AIに整理を頼んだ
試しに、AIに頼んでみた。
「この議事録の登場人物を整理して。それから、要約もお願い」
すると、こんな形で返ってきた。
- 登場人物の一覧（名前、部署、役割）
- 議論の流れの要約
- 誰が何を主張していたか
これを先に見てから議事録を読むと、格段に理解が早くなった。
「田中さん」が出てきても、「ああ、営業部の人で、このプロジェクトでは〇〇の立場ね」とすぐにわかる。議論の流れも頭に入っているから、細かいやり取りの意味も理解しやすい。
でも、それだけでは足りなかった
AIのおかげで、議事録の理解は早くなった。
でも、それだけではわからないこともあった。
AIの出力が一般的すぎて、参考にならないこともあった。プロジェクト固有の文脈や、社内特有の用語は、AIにはうまく拾えない。
それに、文字には残っていないニュアンス。誰と誰の関係性。なぜその発言が出たのかの背景。議事録には書かれていないが、プロジェクトを理解するには大事なことだった。
結局、人に会って話を聞くことで、ようやく全体像が見えてきた。
AIは準備を助けてくれる
振り返ると、AIは「準備」を助けてくれた。
議事録を読む前に、登場人物と流れを把握しておく。それだけで、読む時間が短くなる。人に会って話を聞くときも、事前に整理ができていれば、より深い質問ができる。
ただ、AIだけで完結するわけではない。最後は人に会うこと、話を聞くことでしかわからないこともある。
月曜から試せるヒント
1. 途中参加のプロジェクトは、まずAIに整理させる
過去の議事録や報告書を渡して、「登場人物と要約をお願い」と頼む。それだけで、キャッチアップの時間が短くなる。
2. AIの整理をもとに、人に会う
AIで準備して、人に会って深掘りする。どちらかではなく、両方を組み合わせる。
途中から参加したプロジェクトで、過去の資料を読んで追いついた気になっていないだろうか。
人に会わないとわからないことは、意外と多い。
※ AIツールの利用にあたっては、所属組織のルールやガイドラインに従ってください。
もう少し深く知りたい人へ
AIを使った情報整理は、さまざまな場面で応用できる。本文で触れた議事録の他に、複雑なプロジェクトの報告書、関係者が多い案件の資料、組織再編に関するドキュメントなど、登場人物が多い資料には同じ方法が使える。
ただし、AIの出力をそのまま信じるのは危険だ。要約には抜けや不正確な部分があることもある。AIはあくまで「準備」のためのツールであり、最終的な理解や判断は自分で行う必要がある。
本文で触れた「人に会うことでしかわからないこともある」という点は重要だ。文字に残らない情報——関係性、ニュアンス、背景——は、対面のコミュニケーションでしか得られないことが多い。AIと対面、両方を使い分けることが大切だ。